Esto hace que se
vuelva crucial el contar con sistemas de digitalización que puedan
almacenar y clasificar automáticamente los documentos físicos de un
proceso. Así, en lugar de contar con dos sitios complementarios (el
físico y el informático) para ubicar los elementos que amparan un
trámite, se tiene unificada la información en una base de datos que
contendrá tanto las imágenes digitales en alta resolución de los
documentos físicos, como los sistemas de consulta o reportes sobre
los mismos.
El crecimiento
exponencial de la información gráfica que se genera a nivel mundial
es una de las causas del apetito inusitado por sistemas de
almacenamiento de parte de los servicios de información. Junto con
el llamado "big data" o datos masivos, que recaban
constantemente información de varios fenómenos como el tráfico en
portales web y diversos datos para análisis y monitoreo, la
acumulación organizada de los documentos digitalizados es un
elemento crucial para la agilidad, la comunicación y la toma de
decisiones en las organizaciones.
La digitalización
como se entiende en esta escala masiva, se realiza de forma
automática por medio de escáneres que procesan los documentos y con
base en la información presente en zonas específicas de ellos
generan los mecanismos de indexación y consulta para almacenarlos
automáticamente en una base de datos. De esta manera, el propio
elemento físico -digamos un contrato- aporta los campos de búsqueda
y los contenidos de los índices que permitirán luego localizarlo y
hacer consultas masivas en la base de datos. Esto es muy útil en
empresas como bancos, aseguradoras, cooperativas, gobierno y tiendas,
donde la información se genera constantemente y en muchos casos debe
capturarse manualmente con las posibilidades de error que implica. En
la gran mayoría de casos, los datos no se digitalizan desde el
proceso mismo que los crea, lo cual implica recaptura manual y
correcciones que consumen tiempo operacional.
Para poder procesar
de manera óptima la gran cantidad de información documental, se
puede digitalizar la información desde el punto de origen. Por
ejemplo: en una ventanilla de servicio al público o a la ciudadanía
donde se recaban varios trámites, los escáneres profesionales
pueden la información, corregir la imagen recabada, reconocer los
campos de consulta críticos (nombres, saldos, teléfonos, claves
contables, etc.) y mediante esta detección clasificar e introducir
la información en la base de datos para su resguardo y consulta
posterior.
Al tener la
información organizada se pueden realizar búsquedas, generar de
reportes, crear flujos de trabajo con los archivos adjuntos y crear
accesos controlados para consulta, tanto por parte de miembros de la
organización como de sus clientes, empleados, socios o ciudadanos.
Estos sistemas incorporan además esquemas de cifrado y protección
de datos que permiten permiten extraer reportes protegidos que tienen
legitimidad, sobre todo cuando se emplean firmas digitales
gubernamentales o empresariales.
La información
digitalizada tiene la misma validez legal que la física y en muchos
países tiene todo el sustento para soportar procesos comerciales,
administrativos y empresariales. La base de información es auditable
y queda protegida por los mecanismos de conservación y respaldo de
datos utilizados en cada entidad. Por ejemplo, los sistemas de
captura permiten asignar a los archivos un tiempo de conservación
establecido por la ley, y en esos casos ni siquiera el administrador
del sistema puede eliminar los documentos hasta que no se termine el
plazo de protección.
Muchos aplicativos
de conservación digital permiten tener versiones secuenciales de los
registros, por ejemplo: si un contrato de una empresa debe ser
modificado y perfeccionado por diferentes instancias (área legal,
comercial, directiva) se puede contar siempre con la última versión
del archivo además de todas las versiones intermedias. Esto define
un acervo de documentos 'vivos' que pueden procesarse de manera
eficiente por equipos distribuidos de personas y volver atrás o
consultar en cualquier momento a una copia anterior.
Finalmente
mencionaremos que los escritos digitalizados pueden ser tratados como
cualquier elemento físico: se pueden anotar, se puede poner
subrayados, marcadores, resaltar con colores en las partes del
contenido que se requiera y hacer consultas 'leyendo' por completo
sus contenidos. Las anotaciones pueden estar visibles para unas
personas dependiendo de sus permisos de acceso y para otras no,
además los archivos pueden imprimirse con o sin marcas. Se pueden
hacer extractos en DVD de la información, protegidos con clave y
estos son recursos auditables que pueden operar como elementos
legales, mediante fe notarial.
Como los sistemas no
se restringen a información textual sino que ésta puede estar en
forma de fotos, planos, imágenes y diagramas, su potencial se
multiplica y dota de elementos eficientes para el seguimiento y
control documental en las organizaciones.
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